A konzuli hivatal – kizárólag a külföldön állandó vagy ideiglenes tartózkodási hellyel rendelkező olasz állampolgárok számára – ellát bizonyos, a mi jogrendünkben előírt közjegyzői feladatokat. Lényegében közokiratok (meghatalmazások, végrendeletek), közjegyzői okiratok, hitelesítések és magánokiratokon szereplő aláírások hitelesítéséről van szó.
A konzuli hatóságok közjegyzői hatáskörei és az Olaszországban működő közjegyzők hatáskörei között azonban vannak bizonyos különbségek, amelyek lényegében a konzuli képviselet vezetőjének, aki állami tisztviselő, és a közjegyzőnek, aki szabadfoglalkozású szakember, eltérő státuszából adódnak.
Valójában:
a közjegyzőt felkérhetik ügyfele jogi tanácsadójának is; ezért információkat gyűjthet egy személy fizetőképességéről, közvetítőként léphet fel egy tranzakcióban, vagy tanácsot adhat ügyfelének családi vagy pénzügyi ügyekben. A konzuli hatóság nem végezhet hasonló tevékenységet. Tanácsadása, ha azt kérik, a jogi területre kell korlátozódnia, különös tekintettel a kérelmezett okmányok érvényességére. Segítségnyújtása a tervezett okmányok jogszerűségére kell korlátozódnia, és nem terjedhet ki azok gazdasági hasznosságára.
A közjegyző néha az ügyfél megbízottja lehet a közzététel és a közjegyző által fogadott okmányokkal kapcsolatos alakiságok végrehajtása tekintetében. A konzuli képviselet vezetője azonban nem végezhet ilyen jellegű tevékenységet.
Míg a közjegyző díjazásra jogosult, addig az összes konzuli okmány kizárólag a konzuli díjszabásban meghatározott díj hatálya alá tartozik.
A külföldön tartózkodó olasz állampolgár alternatívaként a dokumentumot a lakóhelye szerinti országban hivatalosan akkreditált közjegyzőnél is hitelesítheti. Ezt követően, ha az ország csatlakozott az 1961. évi hágai egyezményhez a legalizálás eltörléséről, gondoskodnia kell arról, hogy a lakóhelye szerinti ország illetékes hatósága az „apostille” pecsétet rányomja a dokumentumra. Ha az ország nem csatlakozott a fenti egyezményhez, akkor a közjegyző aláírását az olasz konzuli képviseletnek kell hitelesítenie (lásd a Dokumentumok fordítása és hitelesítése című részt).
A konzuli hivataloknál leggyakrabban igénybe vett közjegyzői szolgáltatások:
Meghatalmazások
Végrendeletek
Közokiratok
Hitelesítési tevékenységek
Meghatalmazás
A meghatalmazás az az aktus, amelynek révén egy személy (képviselt) egy másik személynek (képviselő) megadja a jogot, hogy a nevében és megbízásából jogi aktusokat hajtson végre, amelyek hatása közvetlenül a képviseltet érinti.
A meghatalmazások, attól függően, hogy előre nem meghatározott tevékenységek végrehajtására vagy konkrét feladatok elvégzésére kerülnek-e megadásra, általánosak vagy különlegesek lehetnek.
Általános meghatalmazás:
ezzel a dokumentummal az érintett személy a képviselőre bízza minden jelenlegi és jövőbeli ügyének intézését. Az általános meghatalmazás határozatlan időre szól, és visszavonásáig hatályos;
Különleges meghatalmazás:
ezzel a dokumentummal az érintett személy a képviselőre bízza ügyeinek egy meghatározott részének kezelését. A különleges meghatalmazás hatálya megszűnik, amikor a meghatalmazás kiadásának alapjául szolgáló konkrét feladat véget ér.
A 2011. május 28-án hatályba lépett 71/2011 sz. törvényerejű rendelet „A konzuli hivatalok szervezete és feladatai” 28. cikkének első bekezdése előírja, hogy a konzuli hivatalok közjegyzői feladatokat kizárólag olasz állampolgárok számára gyakorolhatnak, és már nem érvényes a korábbi jogszabályokban előírtak szerint nem olasz állampolgárok számára nyújtott kitétel. Különösen, ha a meghatalmazást (általános vagy különleges) külföldi állampolgárok adják, a konzuli hivatal
vezetője nem gyakorolhatja közjegyzői hatáskörét.
A MEGHATALMAZÁS MEGADÁSÁHOZ SZÜKSÉGES ADATOK ÉS DOKUMENTUMOK
Általános meghatalmazás:
A meghatalmazás megadásához személyesen kell megjelenni a közjegyzői hivatalban, előzetes időpont egyeztetés után, a következő dokumentumokkal:
• személyazonosító okmány
• adószám
• a meghatalmazott személy teljes személyazonosító adatai (Megjegyzés: ha a kérelmező házas és a választott vagyonjogi rendszer a közös vagyon, akkor a meghatalmazást mindkét házastársnak alá kell írnia).
Különleges meghatalmazás:
Különleges peres meghatalmazás
A meghatalmazást a megbízott ügyvédnek adják, hogy az Olaszországban bíróság előtt képviselje őket.
Az ilyen meghatalmazás megadásához személyesen kell megjelenni a közjegyzői irodában, előzetes időpont egyeztetés után, és magával kell hozni:
• személyazonosító okmány
• adószámát
• a meghatalmazott személy teljes személyazonosságát, a hivatás gyakorlásának helyét és a perre vonatkozó adatokat (illetékes bíróság és a per típusa).
Különleges meghatalmazás ingatlanok vásárlására vagy eladására
Az ilyen meghatalmazás megadásához személyesen kell megjelenni a közjegyzői irodában, előzetes időpont egyeztetés után, a következőket magával hozva:
• személyazonosító okmány
• saját adószámát
• a meghatalmazott személy teljes személyazonosító adatai és az ingatlanok részletes leírása (esetleg a földhivatali kivonat másolata).
Különleges meghatalmazás gépjárművek eladására
Az ilyen meghatalmazás megadásához személyesen kell megjelenni a közjegyzői irodában, előzetes időpont egyeztetés után, a következőket magával hozva:
• személyazonosító okmány
• saját adószámát
• a meghatalmazott személy teljes személyazonosító adatai
• a gépjármű forgalmi engedélye.
Különleges beszedési meghatalmazás
Az ilyen meghatalmazás megadásához személyesen kell megjelenni a közjegyzői irodában, előzetes időpont egyeztetés után, a következő dokumentumokkal:
• személyazonosító okmány
• adószám
• a meghatalmazott személy teljes személyazonosító adatai
• a szám, a kibocsátás dátuma és a kifizető hivatal neve, ha postai utalványról vagy banki csekkről van szó (Megjegyzés: bankszámláról vagy postai számláról történő pénzfelvétel esetén meg kell adni a bank vagy a posta nevét, a számla vagy a betéti könyv számát és a számláról felvenni kívánt összeget).
Különleges meghatalmazás örökség elfogadására
Az ilyen meghatalmazás megadásához személyesen kell megjelenni a közjegyzői irodában, előzetes időpont egyeztetés után, a következőket magával hozva:
• személyazonosító okmány, adószám, a meghatalmazott személy teljes személyazonosító adatai, az elhunyt személy adatai, beleértve a születési és halálozási
helyet és időpontot.
Különleges meghatalmazás örökség elutasítására
Az ilyen meghatalmazás megadásához személyesen kell megjelenni a közjegyzői irodában két tanú jelenlétében, előzetes időpont egyeztetés után, a következő dokumentumokkal:
• személyazonosító okmány
• adószámával
• a meghatalmazott személy teljes személyazonosító adatai
• a elhunyt személy adatai, beleértve a születési és halálozási helyet és időpontot.
Különleges meghatalmazás adomány elfogadására
Az ilyen meghatalmazás megadásához személyesen kell megjelenni a közjegyzői irodában két tanú jelenlétében, előzetes időpont egyeztetés után, a következő dokumentumokkal:
• személyazonosító okmány
• adószám
• a meghatalmazást kapni kívánó személy teljes személyazonosságát
• az adományozó személyazonosságát
• az adományozás tárgyát képező vagyontárgyak részletes leírása.
Különleges adományozási meghatalmazás
Az ilyen meghatalmazás megadásához személyesen kell megjelenni a közjegyzői irodában két tanú jelenlétében, előzetes időpont egyeztetés után, a következő dokumentumokkal:
• személyazonosító okmány
• adószám
• a meghatalmazást kapni kívánó személy összes személyazonosító adatai
• az adományozás tárgyát képező vagyontárgyak részletes leírása (ingatlan esetén a földhivatali adatokkal együtt)
• az adományozás kedvezményezettjének teljes személyazonosságát.
Különleges meghatalmazás közzétételre
Az ilyen meghatalmazás megadásához a leendő házastársaknak előzetes időpont egyeztetés után személyesen kell megjelenniük a közjegyzői irodában, és magukkal kell hozniuk:
• személyazonosító okmányt
• adószámukat
• a meghatalmazást kapó személyek összes személyazonosító adatait.
A meghatalmazás csak akkor érvényes, ha azt a képviselő által megkötendő szerződéshez előírt formában adják meg.
A meghatalmazást adó személy azt bármikor visszavonhatja, kivéve, ha a dokumentumban kifejezetten szerepel, hogy a meghatalmazás visszavonhatatlan. A visszavonás vonatkozhat mind az érintett személy lakóhelye szerinti konzuli körzet konzuli hivatalában, mind más konzuli hivatalokban vagy olasz közjegyzőnél kiadott meghatalmazásra.
A meghatalmazás visszavonásához az érintettnek be kell jelentenie magát a közjegyzői hivatalban a visszavonni kívánt meghatalmazás másolatával, vagy annak hiányában a meghatalmazás összes lényeges adatával (például: a meghatalmazást kiállító konzulátus vagy közjegyző, a kiállítás dátuma, a nyilvántartási szám, a meghatalmazott teljes személyes adatai). Az érintett személynek saját felelősségére kell továbbítania a visszavonást a visszavont meghatalmazottnak és az olasz közjegyzőnek, akinél a visszavont meghatalmazást letétbe helyezték.
A meghatalmazás kiadásáért a jelenleg hatályos konzuli díjszabás szerinti díjat kell fizetni. A 71/2011 törvényerejű rendelet 28. cikkének végrehajtása érdekében a külügyminiszter 2011. október 31-i rendelete 2012. január 1-jétől korlátozza a konzuli hivatalok által Ausztriában, Belgiumban, Franciaországban, Németországban és Lettországban nyújtott közjegyzői szolgáltatásokat.
Ez a döntés elsősorban azon kétoldalú vagy többoldalú egyezmények létezésén alapul, amelyek eltörölték az ilyen országokból származó okmányok legalizálásának vagy apostille-val való ellátásának szükségességét, másodsorban pedig azon a tényen, hogy az említett országokban működő közjegyzői kamarákat felvették a Nemzetközi Közjegyzői Unióba (U.I.N.L.), ami megfelelőnek tekinthető a megfelelő közjegyzői szolgáltatások helyszíni biztosításához.
Ahhoz, hogy az okmányok Olaszországban hatályosak legyenek, azokat mindenképpen le kell fordítani.
A rendelkezés azonban előírja, hogy a konzuli hivatal vezetője – miután ellenőrizte, hogy az állampolgár objektív és dokumentált okokból nem tud helyi közjegyzőhöz fordulni – fogadhat olyan okmányokat, amelyek sürgősek és szükségesek, ha a késedelem az állampolgár számára hátrányt jelenthet.
Végrendelet
A közjegyzői végrendelet a végrendelkező szóbeli akaratnyilvánítása, amelyet a közjegyzői feladatokat ellátó konzuli tisztviselő előtt két tanú jelenlétében tesz. Az akaratnyilvánítást a tisztviselő írásba foglalja.
A végrendelkezőnek érvényes személyazonosító okmánnyal kell rendelkeznie, és előzetes időpont egyeztetés után két tanúval együtt kell megjelennie a konzuli hivatalban.
A titkos végrendelet esetében a közjegyzői hivatal feladata csak a lezárt okirat (amelynek tartalma tehát titokban marad) hivatalos átvétele és a hivatalban történő letétbe helyezése.
A végrendelkezőnek – előzetes időpont egyeztetés után – érvényes személyazonosító okmánnyal kell megjelennie a konzuli hivatalban.
A végrendeletet végül a végrendelkező teljes egészében saját kezűleg írja meg, és azt bárhol és bárkinél letétbe helyezheti. A végrendeletek átvételére, visszavonására, letétbe helyezésére stb. vonatkozó okmányokért a jelenleg hatályos konzuli díjszabás szerinti díjak fizetendők.
Közokiratok
Ez egy olyan jogi aktusok (például adományozási okirat) típusa, amelyekre a törvény közokirat formáját írja elő. Közokirat alatt olyan dokumentumot értünk, amely jogi tények vagy jogi aktusok jogi bizonyítékát képezi, mivel azt a törvény által erre felhatalmazott közhivatalnok az előírt alakiságokkal állította ki.
Hitelesítési tevékenység
ALÁÍRÁS KÖZJEGYZŐI ÁLTALI HITELESÍTÉSE
A közjegyzői aláíráshitelesítés (a közjegyzői törvény 1. cikke szerint) a 71/2011 sz. törvényerejű rendelet 28. cikke értelmében csak olasz állampolgárok számára végezhető el. Az igazolt aláírás általános fogalmát a polgári törvénykönyv 2703. cikke (2) bekezdése határozza meg: „az igazolás abból áll, hogy a közhivatalnok igazolja, hogy az aláírás az ő jelenlétében történt. A közhivatalnoknak előzetesen meg kell győződnie az aláíró személyazonosságáról”. A polgári törvénykönyv 2702. cikke értelmében az aláírás hitelesítése nem biztosít semmiféle hitelességet az okirat tartalmának, de hamisításig bizonyítja annak eredetiségét. Az aláírás
közjegyző általi hitelesítésének módja – amelyet a polgári törvénykönyv 2703. cikke, a közjegyzői törvény 89/1913 72. cikke, a közjegyzői szabályzat 86. cikke (jóváhagyva az 1914. szeptember 10-i 1326. sz. királyi rendelettel) és a 15/1968. sz. törvény 20. cikke – a konzuli közjegyzői
hitelesítésre is vonatkoznak.
ALÁÍRÁS HITELESÍTÉSE KÖZIGAZGATÁSI HATÓSÁG ÁLTAL
A 2000. december 28-i 445. sz. elnöki rendelet előírja, hogy az olasz vagy az Európai Unió állampolgárai, valamint az Olaszországban jogszerűen tartózkodó külföldiek (3. cikk) számára a közigazgatáshoz vagy a közszolgáltatókhoz benyújtandó kérelmek vagy nyilatkozatok aláírását már nem kell hitelesíteni, elegendő az aláíró érvényes személyazonosító okmányának másolatát csatolni. A hitelesítés viszont továbbra is szükséges, még a fent említett 3. cikk szerinti személyek esetében is, ha a kérelmet magánszemélyeknek nyújtják be, vagy ha harmadik felek gazdasági előnyökre tartanak igényt (például nyugdíjfelvételre, jármű
tulajdonjogának átruházására, bankszámla megnyitására stb. vonatkozó meghatalmazások esetén). Az Olaszországban nem legálisan tartózkodó és nem európai uniós állampolgárságú külföldiek esetében mindig szükséges a közigazgatási hatóság általi hitelesítés.
Különbségek a közjegyzői hitelesítés és a közigazgatási hatóság általi hitelesítés között
A közigazgatási hatóság általi hitelesítésre jellemző, hogy több személy jogosult a hitelesítésre (a 445/2000 sz. elnöki rendelet 21. cikke szerint: közjegyző, jegyző, önkormányzati titkár, a dokumentumok átvételével megbízott alkalmazott vagy a polgármester által megbízott más alkalmazott), ami kivételt képez a közjegyzői hatáskör általános elve alól.
A közigazgatási hatóság általi hitelesítés csak egy jogi vagy ténybeli helyzet dokumentálására korlátozódik, anélkül, hogy azt létrehozná vagy módosítaná, más, már dokumentált okmányokból származó információkat reprodukál, és nincs különálló, önálló jogi hatálya.
A közjegyzői hitelesítés során a tisztviselő nem csak igazolja, hogy a dokumentumon szereplő aláírás az ő jelenlétében került rá, hanem ellenőrzi, hogy a dokumentum tartalma megfelel-e a törvénynek, a közrendnek és a jó erkölcsnek.
FOTÓ HITELESÍTÉSE: annak igazolása, hogy egy fénykép az érintett személyt ábrázolja.
A kérelmezőnek – előzetes időpont egyeztetés után – érvényes személyazonosító okmánnyal és a hitelesítendő okmánnyal vagy fényképpel kell megjelennie a konzuli hivatalban.
A hitelesítésért a jelenleg hatályos konzuli díjszabás szerinti díjat kell fizetni.
Öntanúsítás
Az öntanúsítás egy nyilatkozat, amelyet az érintett személy saját érdekében állít össze és ír alá személyes állapotáról, tényeiről és tulajdonságairól, és amelyet a közigazgatási szervekkel és a közszolgáltatókkal való kapcsolataiban használ. Magánszemélyekkel való kapcsolataiban az önigazolás használata az érintett személy belátására van bízva.
2012. január 1-jén hatályba léptek az igazolásokra és helyettesítő nyilatkozatokra vonatkozó új rendelkezések, amelyek a 2011. november 12-i 183. sz. törvény 15. cikkében szerepelnek. Ettől az időponttól kezdve a tanúsítványok csak magánszemélyek közötti kapcsolatokban lesznek érvényesek, míg a közigazgatási szervek többé nem kérhetnek vagy fogadhatnak el tanúsítványokat, amelyeket mindig öntanúsításnak kell helyettesíteni.
Az öntanúsításról szóló szabályok az olasz és az európai uniós állampolgárokra, valamint az Olaszországban legálisan tartózkodó nem uniós állampolgárokra vonatkoznak, kizárólag az Olaszországban közszervezetek által ellenőrizhető vagy igazolható adatokra korlátozva.
Az öntanúsításról szóló szabályok az olasz és az európai uniós állampolgárokra, valamint az Olaszországban legálisan tartózkodó nem uniós állampolgárokra vonatkoznak, kizárólag az Olaszországban közszervezetek által ellenőrizhető vagy igazolható adatokra korlátozva.
A 445/2000 sz. elnöki rendelet 46. és 47. cikkében említett helyettesítő nyilatkozatok aláírhatók a kijelölt alkalmazott jelenlétében, vagy már aláírva is benyújthatók vagy elküldhetők, feltéve, hogy azokhoz csatolják az aláíró személyazonosító okmányának nem hitelesített fénymásolatát.
1. Tanúsítványt helyettesítő nyilatkozat (46. cikk, DPR 445/2000)
A következő állapotok igazolhatók nyilatkozattal:
születési idő és hely;
lakóhely;
állampolgárság;
polgári és politikai jogok gyakorlása;
hajadon, házas, özvegy vagy szabad;
családi állapot;
életben létezés;
gyermek születése, házastárs, felmenő vagy leszármazott halála;
nyilvántartásba vétel közigazgatási szervek által vezetett nyilvántartásokban, listákban;
szakmai szervezetekhez való tartozás;
végzettség, letett vizsgák;
meglévő szakmai képesítés, szakképesítés, szakvizsga, továbbképzés és szakmai képesítés;
jövedelmi vagy gazdasági helyzet, ideértve a különleges törvények által előírt bármilyen típusú kedvezmények megadását is;
konkrét járulékfizetési kötelezettségek teljesítése, a befizetett összeg feltüntetésével;
adóazonosító szám, héa-szám és az adóhivatal nyilvántartásában szereplő bármely adat megadása;
munkanélküliség;
nyugdíjas státusz és nyugdíjkategória;
diák státusz;
természetes vagy jogi személyek törvényes képviselője, gyám, gondnok és hasonló státusz;
bármilyen típusú társadalmi egyesületekhez vagy szervezetekhez való tartozás;
minden, a katonai kötelezettségek teljesítésével kapcsolatos helyzet, beleértve a szolgálati
állapotot igazoló katonai nyilvántartási lapon szereplőket is;
nem büntetett előéletű, és nem érintett olyan intézkedésekkel, amelyek megelőző intézkedések alkalmazását, polgári jogi döntéseket és közigazgatási intézkedéseket tartalmaznak, és amelyek a hatályos jogszabályok szerint a bűnügyi nyilvántartásba vannak bejegyezve;
nincs tudomása arról, hogy büntetőeljárás folyik ellene;
eltartottként él;
az érintett személy által közvetlenül ismert, a polgári anyakönyvi nyilvántartásokban szereplő összes adat;
nem áll felszámolás vagy csőd alatt, és nem nyújtott be csődegyezmény iránti kérelmet.
A polgárnak nem kell illetéket fizetnie, ha a dokumentum használata a törvény szerint illetékmentes.
A közigazgatáshoz benyújtandó kérelmek és nyilatkozatok faxon és elektronikus úton is elküldhetők.
2. A közjegyzői okiratot helyettesítő nyilatkozat (47. cikk, DPR 445/2000)
A közjegyzői okirat helyettesítő nyilatkozatot minden olyan személyes állapotra, tényre és tulajdonságra vonatkozóan igénybe veheti, amelyről közvetlen tudomása van.
Ez a nyilatkozat kiterjedhet más személyekre vonatkozó körülményekre is, amelyekről a nyilatkozattevő közvetlen tudomással rendelkezik, valamint a közigazgatás által őrzött vagy kiadott okmányok vagy dokumentumok másolatainak, kiadványok másolatainak, tanulmányi vagy szolgálati okmányok másolatainak, illetve a magánszemélyek által kötelezően megőrzendő adóügyi dokumentumok másolatainak eredetiségére is.
Az öntanúsítás lehetősége soha nem engedélyezett a következő igazolások esetében:
orvosi;
egészségügyi;
állatorvosi;
származási igazolások;
az EK-megfelelőségi tanúsítványok esetében;
védjegyek vagy szabadalmak.
Amennyiben a hatóságok kétségbe vonják az öntanúsítások valódiságát, kötelesek elvégezni a szükséges ellenőrzéseket.
Ha hamis nyilatkozatokat, okmányhamisítást vagy hamis okmányok használatát tárnak fel, azokat a büntető törvénykönyv és az erre vonatkozó külön törvények szerint büntetik (76. cikk, DPR 445/2000). A nyilatkozattevő emellett elveszíti az esetlegesen hamis nyilatkozatokon alapuló intézkedések révén elért előnyöket.